想做好项目管理必须搭好脚手架

来源：嘉兴PMP清晖项目管理培训考试中心时间：2021/11/19 16:44:50

有人说项目管理工作，除了苦，好像也没有别的。只要你能熬、能吃苦，就能干出来点成绩。大多数人都认为“勤奋出结果”，只要努力，就能将一切变为自己的资历。

真的是这样吗？对于这种说法，我只承认一半，勤奋固然重要，但得有效。就拿项目管理工作来说，经过一年的职场检验，大概就能知道，谁是拔尖有潜力的，谁是混日子摸鱼的，谁又是认真努力，却做不出来成绩的。为什么会出现这些局面呢？

我们都知道盖房子的过程中，有一个很重要的步骤，搭脚手架。它是为了增加盖房子时各施工过程顺利进行而搭设的工作平台。在项目管理工作过程中，这个“脚手架”就是增加项目顺利进行搭建的框架。如果这个脚手架没搭好，工作起来势必艰难，也难场上脱颖而出。

那么，什么是项目管理工作中的脚手架？如何来搭建好这个脚手架呢？今天和大家分享一些我的看法。

在探讨项目管理脚手架之前，我们先得知道项目管理究竟是怎么一回事。简单来说，项目管理，就是用一系列的方法、工具、技术使得项目达到既定目标的过程。

我们经常也能听周围到对项目管理工作质疑和误解的声音，质疑项目管理系统的管理方法，只是一套“花架子”，并不适用于实际工作。但大家有没有想过，一个良好的项目管理，不仅需要开阔的思路和视野，更需要系统的思维方式和框架。

项目管理的脚手架——项目启动

言归正传，项目管理的脚手架到底是什么呢？

整个项目管理框架中，项目启动过程组的重要性不言而喻。所谓搭建做好项目管理的脚手架，其实就是深入了解并掌握项目启动流程，并以“目标—业务—过程—目标”为逻辑线，增加项目流程规划的完整及合理。这整个路径走下来，我们才能不像无头苍蝇，不知道每天“沉浸”在项目管理，到底要做什么。

项目管理整体框架分为五个过程组，个过程组就是项目启动，我认为这个过程是项目管理的脚手架，只有做好了这个过程，才能把握住整个项目的脉络。项目启动的环节，分为三个部分：

1.项目价值研究

2.项目的启动准备

3.项目的启动会

价值研究

项目首先进行的是对项目进行价值研究，从想法到一个项目的孵化，过程并不简单。我们需要从多角度思考，这个项目是否有价值，能否将想法变为现实、是否符合整个公司的战略方向等。

第二启动准备

启动准备过程是项目过程中较花时间，也是较重要的一个步骤。项目的启动准备旨在掌握与项目息息相关的问题，例如：

1.项目目标是什么？

2.项目的范围，又包含哪些内容？

3.项目组由哪些成员组成，组织构架又是怎么样的？

4.如何界定项目关键里程碑？

5.执行过程，项目信息如何增加对称？

1）项目目标

做项目是一个较为抽象的过程，如果没有目的、目标的指引，项目工作开展则无方向性，团队如同迷失于荒野之中。

项目目标是指为了达成这个项目目标的具体指标，目标就是衡量一个项目成败的标准。因此，做任何一个项目开始前，我们要弄清楚“项目目标”，并且目标要满足 SMART 原则，必须是有细节的、可衡量的、可达到的。

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有了具体的目标，再获得项目发起人和主要相关方的确认后，将目标写下来，后续的工作才有据可依。

2）项目范围

项目范围是确定项目中要做什么和不做什么。项目范围是逐步细化的，在启动阶段不强求细化到具体的需求粒度，但必须要确定好范围和边界，这样才能确定相关方，框定投入项目的人力。

确定范围时，项目涉及的所有干系人全部要参与项目范围的收集和讨论，防止重要的项目范围遗漏。避免在此过程中只关注了功能性的需求，而忽略了性能。如果在项目执行过程中才发现忽略了一些项目范围，可能会导致项目范围扩大或项目交付不及时等后果。

3）项目关键里程碑

确定项目里程碑是项目启动准备中重要的一个环节。识别和确定项目的里程碑，是项目经理必须具备的、也是较重要的能力之一。

里程碑是一个非常形象的概念，例如，开车上高速，我们通过观察道路的里程标记，以评估自己走了多远或者定位自己所处的位置区间。项目管理中，我们用里程碑来衡量项目目标的进展情况，它是向内外部利益相关者传递项目状态的重要工具。

里程碑不消耗工期，但明确标志着项目任务或任务组中重要事件的开始或完成状态。除了能帮助项目团队成员和其他利益相关者了解项目状态之外，里程碑还能确定是否需要给供应商和服务提供商支付费用等功能。

项目执行过程中，里程碑的设定有助于阶段性的成果确认，可以避免造成影响项目整体的问题。通过早期里程碑评审，可以提前发现需求和设计中的问题，降低后期修改和返工的可能性。里程碑强制规定在某段时间做什么，从而合理分配工作，细化管理粒度。对复杂的项目而言，每一阶段的进度都需要逐步逼近目标，每一个关键里程碑产出的中间“交付物”，就是接近目标更近的一步。

在不同的项目情景里，我们可能会用到不同的项目关键里程碑划分的方式，较常见的两种方式有：强调过程的按阶段拆分和强调结果的按迭代拆分。

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▲ 基于项目实施过程的拆分（强调过程）

4）项目组构架

确定项目人员也叫识别相关方。识别相关方不是把相关方找出来就可以了，还需要识别每个相关方对项目的需求和期望、对项目的贡献、影响及其制约作用等，将这些信息整理并记录下，方便后续管理。

识别出相关方是首先要做的，接下来要梳理出项目的相关方组织架构，理清相关方之间的业务关系。较常见的梳理方法有两种：

方法一

基于项目组织相关方的梳理方式，把项目核心工作团队和周边相关组织分离出来，明确项目核心工作团队和上层管理决策团队、兄弟依赖团队、行业运营团队等部门之间的关系。目标是明确在项目中各个组织的定位和职责。

方法二

基于项目任务的拆分，明确各个子系统、模块的负责人，这样的好处是确定每个相关方的职责范围和项目工作汇报关系。

5) 建立信息同步机制

项目信息同步机制的建立，是为了让项目中的信息做到平稳的流动，做到项目信息对相关方公开透明是降低项目风险、推动项目进展的重要手段。

基于不同类型的项目或团队特点，我们常见的信息同步的方式包括：项目例会、周会、每日站会或利用 IM 工具传递信息等。

第三项目启动会

在完成项目前期准备工作后，进行项目启动会是一个非常重要的项目会议。会上，所有与项目相关的目标和价值、项目团队、项目相关流程制度、干系人等基本信息，都将在会上整体亮相。这次会议是承上启下的衔接，会议后，项目便正式进入执行阶段。

在项目启动会上，除了明确项目的目标和价值，我们需要传递哪些信息呢？从项目整体流程上来说，我们需要向拉齐项目参与人员对项目的认知、对项目管理的授权、明确管理机制以及成员的具体工作。以一个CRM 项目为例，进行启动会时，可以参照一下流程：

1）介绍项目的背景和价值

2）介绍项目的目标和具体范围

3）介绍项目相关环节的负责人和主要职能

4）介绍项目任务、责任，并划分团队

5）介绍项目关键里程碑

6）介绍项目的执行计划，并强调沟通机制

7）强调项目进程的信息反馈方式，时间，及信息接收人

做好一个项目，搭建好“脚手架”至关重要，虽然做好项目启动过程并不能让项目瞬间完成一半，但毫无逻辑的项目启动，一定会让项目举步维艰。

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